آموزش مشاهده ابلاغیه الکترونیکی سامانه ثنا با کد ملی

یکی از چالش‌های بزرگ برای ایرانیان خارج از کشور، عدم دسترسی به شماره همراه داخلی برای دریافت پیامک‌های رمز موقت سامانه ثنا بود. در بروزرسانی‌های سال ۱۴۰۲ و ۱۴۰۳، قوه قضاییه با همکاری وزارت امور خارجه، زیرساخت‌های ویژه‌ای را برای این افراد فراهم کرده است.

اکنون هموطنان خارج از کشور می‌توانند بدون نیاز به سیم‌کارت ایرانی، از طریق سامانه‌های احراز هویت معتبر بین‌المللی و پلتفرم‌های اختصاصی، ثبت‌نام خود را تکمیل کنند.

این کاربران برای مشاهده ابلاغیه الکترونیکی باید از طریق بخش «سامانه ثنا برای ایرانیان خارج از کشور» اقدام کنند. در این فرآیند، احراز هویت تصویری با استفاده از گذرنامه و تطبیق چهره توسط هوش مصنوعی انجام می‌شود.

پس از تایید، یک کد کاربری و رمز عبور دائمی اختصاص می‌یابد که امکان ورود به کارپوشه قضایی را از هر نقطه جهان فراهم می‌سازد. این اقدام گام مهمی در جهت عدالت الکترونیک بین‌الملل است.

نکته مهم در این بخش، استفاده از فیلترشکن‌هاست. بسیاری از درگاه‌های بانکی و قضایی ایران به دلیل مسائل امنیتی، دسترسی با IP غیرایرانی را محدود کرده‌اند.

با این حال، درگاه مخصوص ایرانیان خارج از کشور به گونه‌ای طراحی شده که با رعایت پروتکل‌های امنیتی، اجازه ورود را صادر می‌کند. توصیه می‌شود این افراد حتماً از مرورگرهای بروزرسانی شده برای مشاهده ابلاغیه‌های خود استفاده کنند.

در صورتی که فردی در خارج از کشور باشد و پرونده‌ای در جریان داشته باشد، عدم مشاهده ابلاغیه می‌تواند منجر به صدور حکم غیابی شود. بنابراین، فعال‌سازی این سامانه برای وکلای بین‌المللی و افرادی که اموال یا دعاوی خانوادگی در ایران دارند، حیاتی است.

این سامانه هزینه‌های ارسال پستی بین‌المللی و تاخیرهای ناشی از آن را به طور کامل حذف کرده است.

در نهایت، ایرانیان خارج از کشور باید توجه داشته باشند که ایمیل ثبت شده در سامانه ثنا نیز به عنوان یک پل ارتباطی عمل می‌کند.

اگرچه پیامک روش اصلی است، اما در سیستم جدید، اعلان‌های مهم به ایمیل معتبر کاربر نیز ارسال می‌شود تا احتمال بی‌اطلاعی از ابلاغیه‌های قضایی به حداقل برسد.

مشاهده ابلاغیه الکترونیکی برای اشخاص حقوقی (شرکت‌ها، موسسات و سازمان‌های دولتی) فرآیندی متفاوت از اشخاص حقیقی دارد. در این سیستم، مدیرعامل یا نماینده قانونی شرکت موظف است نسبت به ثبت‌نام «شخص حقوقی» در سامانه ثنا اقدام کند.

پس از ثبت‌نام، یک کارپوشه اختصاصی برای شناسه ملی شرکت ایجاد می‌شود که تمامی ابلاغیه‌های مربوط به دعاوی تجاری و اداری در آن قرار می‌گیرد.

یکی از ویژگی‌های جدید در سال ۱۴۰۳، امکان تعریف «کاربر فرعی» برای شرکت‌هاست. مدیرعامل می‌تواند به مدیر حقوقی یا وکیل شرکت دسترسی محدود جهت مشاهده ابلاغیه‌ها بدهد. این کار باعث می‌شود تا بدون نیاز به اشتراک‌گذاری رمز اصلی مدیرعامل، روند پیگیری پرونده‌ها با سرعت بیشتری انجام شود.

البته مسئولیت قانونی نهایی عدم مشاهده ابلاغیه همچنان بر عهده مدیران دارای حق امضا خواهد بود.

در ابلاغ الکترونیک اشخاص حقوقی، به محض اینکه ابلاغیه در کارپوشه شرکت قرار می‌گیرد، برای شماره همراه مدیرعامل پیامک اطلاع‌رسانی ارسال می‌شود. نکته فنی مهم این است که در صورت تغییر مدیرعامل، باید بلافاصله اطلاعات در سامانه ثنا بروزرسانی شود.

در غیر این صورت، ابلاغیه‌ها به مدیریت قبلی ارسال شده و شرکت ممکن است با تبعات حقوقی سنگینی مانند قطعیت حکم مواجه شود.

توصیه می‌شود شرکت‌ها به صورت روزانه کارپوشه خود را چک کنند. برخلاف اشخاص حقیقی که ممکن است درگیر پرونده‌های محدودی باشند، اشخاص حقوقی به دلیل ماهیت فعالیت‌های تجاری، همواره در معرض دعاوی مختلف هستند.

سیستم جدید عدل ایران امکان فیلتر کردن ابلاغیه‌ها بر اساس شماره پرونده یا تاریخ را فراهم کرده است که مدیریت حجم بالای مکاتبات را برای بخش حقوقی شرکت‌ها آسان‌تر می‌کند.

همچنین، برای سازمان‌های بزرگ، امکان اتصال مستقیم سیستم‌های اتوماسیون اداری به سامانه ابلاغ از طریق API فراهم شده است. این قابلیت پیشرفته به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا ابلاغیه‌های قضایی را مستقیماً در کارتابل اداری خود دریافت کرده و فرآیند ارجاع به کارشناس مربوطه را به صورت خودکار انجام دهند.

یکی از سوالات متداول کاربران این است که آیا مشاهده ابلاغیه الکترونیکی مشمول هزینه می‌شود یا خیر؟ طبق آخرین بخشنامه‌های قوه قضاییه در سال ۱۴۰۲ و ۱۴۰۳، مشاهده، دریافت و چاپ ابلاغیه‌های قضایی در سامانه ثنا برای تمامی شهروندان کاملاً «رایگان» است.

این موضوع یکی از مزایای اصلی طرح تحول دیجیتال قضایی است که بار مالی ارسال ابلاغیه‌های کاغذی را از دوش مردم و دولت برداشته است.

با این حال، برخی خدمات جانبی در این مسیر دارای تعرفه قانونی هستند. به عنوان مثال، ثبت‌نام اولیه در سامانه ثنا اگر از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی انجام شود، مستلزم پرداخت هزینه کارمزد دفتر است.

اما اگر کاربر از روش «احراز هویت غیرحضوری» در منزل استفاده کند، تنها هزینه مربوط به اپراتور احراز هویت (که مبلغی ناچیز برای پردازش هوش مصنوعی است) را پرداخت خواهد کرد.

همچنین، دریافت گواهی عدم سوءپیشینه یا ثبت شکوائیه و دادخواست از طریق سامانه، هزینه‌های مصوب خود را دارد که به صورت آنلاین قابل پرداخت است. اما تاکید می‌شود که برای «صرفاً مشاهده» متن ابلاغیه یا پیوست‌های آن، هیچ درگاهی نباید از کاربر مطالبه وجه کند.

اگر پیامی دریافت کردید که برای مشاهده ابلاغیه درخواست واریز وجه (حتی مبلغ کم) داشت، قطعاً با یک حمله فیشینگ و کلاهبرداری روبرو هستید.

در سیستم جدید، هزینه‌های مربوط به پیامک‌های اطلاع‌رسانی نیز توسط قوه قضاییه تامین می‌شود و از اعتبار سیم‌کارت کاربر کسر نخواهد شد. این شفافیت مالی در سامانه ثنا باعث شده است تا دسترسی به عدالت برای اقشار کم‌درآمد نیز تسهیل شود.

کاربران باید بدانند که تمامی پرداخت‌های قانونی در سامانه عدل ایران تنها از طریق درگاه‌های رسمی بانک مرکزی انجام می‌پذیرد.

در پایان، لازم به ذکر است که چاپ ابلاغیه در دفاتر خدمات قضایی هزینه کپی و خدمات دارد. لذا توصیه می‌شود برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فایل PDF ابلاغیه را در تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی ذخیره کنید.

این فایل‌ها دارای کد QR و شناسه یکتا هستند و در تمامی مراجع قانونی و اداری به عنوان نسخه معتبر و رسمی پذیرفته می‌شوند.

پس از مشاهده ابلاغیه الکترونیکی، مدیریت این اسناد اهمیت زیادی دارد. سامانه ثنا این امکان را فراهم کرده است که کاربران تمامی ابلاغیه‌های سنوات گذشته خود را در بخش «آرشیو» یا «ابلاغیه‌های مشاهده شده» دسترسی داشته باشند.

با این حال، توصیه حقوقی این است که هر ابلاغیه را بلافاصله پس از مطالعه، به صورت فایل PDF دانلود و در یک فضای ابری امن یا حافظه جانبی ذخیره کنید.

نسخه‌های چاپی ابلاغیه الکترونیکی دارای ویژگی‌های امنیتی خاصی هستند. در قسمت بالای هر ابلاغیه، یک شماره سریال و یک کد رمز قرار دارد.

همچنین وجود کد QR این امکان را به مراجع ذی‌صلاح می‌دهد تا با اسکن آن، اصالت متن چاپ شده را از پایگاه داده اصلی قوه قضاییه استعلام کنند. بنابراین، برگه چاپ شده از سامانه ثنا، بدون نیاز به مهر فیزیکی دادگاه، دارای اعتبار کامل قانونی است.

بسیاری از کاربران نگران حذف شدن ابلاغیه‌ها از سامانه هستند. طبق سیاست‌های فعلی، ابلاغیه‌ها برای مدت طولانی در کارپوشه باقی می‌مانند، اما برای جلوگیری از شلوغی پنل کاربری، امکان انتقال آن‌ها به بخش بایگانی شخصی وجود دارد.

این کار به شما کمک می‌کند تا در مراجعات بعدی به دادگاه یا هنگام مشورت با وکیل، به سرعت بتوانید مستندات مربوط به هر پرونده را بر اساس تاریخ یا شماره کلاسه بازیابی کنید.

در هنگام چاپ ابلاغیه، دقت کنید که تمامی صفحات (شامل پیوست‌ها و قرارها) چاپ شوند. گاهی اوقات متن اصلی ابلاغیه کوتاه است اما جزئیات مهم در فایل‌های پیوستی قرار دارد که برای دفاع در جلسات رسیدگی حیاتی هستند.

سامانه عدل ایران در نسخه جدید خود، امکان «چاپ تجمیعی» را فراهم کرده تا کاربران بتوانند چندین ابلاغیه مرتبط با یک پرونده را به صورت یکجا خروجی بگیرند.

در نهایت، امنیت فیزیکی نسخه‌های چاپی را جدی بگیرید. ابلاغیه‌های قضایی حاوی اطلاعات حساس شخصی و جزئیات پرونده‌های شما هستند. از رها کردن این برگه‌ها در اماکن عمومی یا سپردن آن‌ها به افراد غیرمسئول خودداری کنید.

در صورت عدم نیاز به نسخه چاپی، حتماً آن‌ها را به روشی امن معدوم کنید تا از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.

بسیاری از مراجعین دستگاه قضا، «مشاهده ابلاغیه» را با «پیگیری پرونده» اشتباه می‌گیرند. در حالی که ابلاغیه صرفاً یک اعلان رسمی برای حضور یا اطلاع از یک تصمیم است، پیگیری پرونده (روند کار) تصویری کامل از تمامی اقدامات انجام شده در دادسرا یا دادگاه را ارائه می‌دهد.

در سامانه عدل ایران، بخشی مجزا برای استعلام روند کار پرونده وجود دارد که با شماره کلاسه ۱۶ رقمی قابل دسترسی است.

با ورود به بخش اطلاع‌رسانی پرونده، شما می‌توانید ببینید که پرونده در کدام شعبه است، چه زمانی ثبت شده، آیا کارشناسی برای آن تعیین شده یا خیر و اینکه در حال حاضر در چه مرحله‌ای از رسیدگی قرار دارد.

این بخش به ویژه زمانی کاربرد دارد که هنوز ابلاغیه جدیدی صادر نشده اما تغییراتی در وضعیت پرونده رخ داده است. چک کردن منظم روند کار، از غافلگیری‌های قضایی جلوگیری می‌کند.

در سال ۱۴۰۳، قابلیت جدیدی به نام «تقویم قضایی» اضافه شده است که زمان جلسات رسیدگی را بر اساس ابلاغیه‌های صادر شده به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این ابزار به کاربران و وکلا کمک می‌کند تا تداخلی در برنامه‌های خود نداشته باشند.

همچنین، اگر در روند پرونده، نامه‌ای از کلانتری یا اداره ثبت واصل شود، در بخش روند کار ثبت می‌گردد، حتی اگر برای آن ابلاغیه مجزایی صادر نشود.

برای استفاده از این بخش، داشتن «رمز پرونده» الزامی است. رمز پرونده یک کد ۵ رقمی است که معمولاً هنگام ثبت دادخواست یا در اولین پیامک ارسالی از سوی شعبه، به اطلاع طرفین می‌رسد.

اگر این رمز را ندارید، می‌توانید از طریق گزینه «ارسال رمز پرونده» در سامانه، آن را مجدداً روی تلفن همراه خود دریافت کنید. این رمز با رمز شخصی ثنا متفاوت است و برای هر پرونده به صورت جداگانه صادر می‌شود.

در مجموع، مشاهده ابلاغیه الکترونیکی تنها بخشی از مدیریت دیجیتال پرونده است.

یک کاربر هوشمند کسی است که علاوه بر خواندن ابلاغیه‌ها، هر هفته روند کار پرونده خود را نیز بررسی کند تا از هرگونه تصمیم قضایی، جابجایی پرونده بین شعب یا وصول نظریات کارشناسی در سریع‌ترین زمان ممکن مطلع شود.