راهنمای کامل سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد ris.iau.ac.ir

طرح پایش آزاد (پاسخگویی هوشمند ایران سرافراز) یکی از کلیدی‌ترین بخش‌های سامانه پژوهشیار است که با هدف تبدیل چالش‌های ملی به موضوعات پژوهشی طراحی شده است.

در این ساختار، هزاران چالش واقعی در حوزه‌های مختلف صنعت، خدمات و فرهنگ شناسایی شده و در قالب برنامه‌های علمی در سامانه بارگذاری شده‌اند. دانشجویان هنگام انتخاب موضوع، می‌توانند به جای انتخاب موضوعات تکراری، از میان این چالش‌ها، یک زمینه پژوهشی کاربردی را برگزینند.

انتخاب موضوع در قالب طرح پایش، مزایای متعددی برای دانشجو و استاد به همراه دارد. از جمله این مزایا می‌توان به اولویت در حمایت‌های مالی، تسهیل در برقراری ارتباط با صنایع مرتبط و افزایش شانس پذیرش مقاله در مجلات معتبر اشاره کرد.

سامانه پژوهشیار به گونه‌ای طراحی شده که اگر موضوعی ذیل طرح پایش تعریف شود، مسیر داوری و تایید آن با دقت و سرعت بیشتری دنبال می‌شود تا دانشجو بتواند در زمان مقرر به حل مسئله بپردازد.

برای استفاده از این قابلیت، دانشجو باید در مرحله اول ثبت پروپوزال، گزینه «برنامه‌های علمی» را فعال کرده و از میان قطب‌های علمی مختلف، موضوع مورد نظر خود را جستجو کند. این اقدام باعث می‌شود که پایان‌نامه از یک فعالیت صرفاً آکادمیک به یک پروژه مسئله‌محور تبدیل شود.

این رویکرد جدید دانشگاه آزاد، گامی بلند در جهت پیوند دانشگاه با جامعه و صنعت محسوب می‌شود.

مدیریت این طرح در پژوهشیار به صورت سلسله‌مراتب هوشمند انجام می‌شود. یعنی علاوه بر مدیر گروه، ناظران برنامه‌های علمی نیز بر کیفیت محتوای تولید شده نظارت می‌کنند. این نظارت چندلایه تضمین می‌کند که خروجی پژوهش‌ها واقعاً در راستای حل مشکلات کشور باشد.

همچنین، اساتیدی که در این طرح مشارکت می‌کنند، امتیازات ویژه‌ای در ترفیع سالانه و ارتقای مرتبه علمی خود دریافت خواهند کرد.

در نهایت، طرح پایش در پژوهشیار به دنبال ایجاد یک بانک اطلاعاتی عظیم از راهکارهای علمی برای معضلات کشور است. دانشجویان با ورود به این چرخه، علاوه بر کسب مدرک تحصیلی، رزومه پژوهشی قدرتمندی برای ورود به بازار کار کسب می‌کنند.

این سیستم هوشمند، از هدررفت منابع انسانی و مالی در پژوهش‌های موازی و بی‌فایده جلوگیری کرده و مسیر توسعه دانش‌بنیان را هموار می‌سازد.

در سال‌های اخیر، رعایت استانداردهای اخلاقی در پژوهش‌های دانشگاهی به یک ضرورت تبدیل شده است. سامانه پژوهشیار بخشی مجزا و حیاتی را به نام «کمیته اخلاق» اختصاص داده است.

تمامی دانشجویانی که موضوع پژوهش آن‌ها با انسان، حیوان یا داده‌های حساس زیستی و پزشکی در ارتباط است، موظف به اخذ کد اخلاق هستند. بدون ثبت این کد در سامانه، امکان صدور مجوز دفاع نهایی به هیچ وجه وجود نخواهد داشت.

فرآیند اخذ کد اخلاق در پژوهشیار کاملاً سیستمی است. پس از تصویب پروپوزال در شورای پژوهشی واحد، پرونده به صورت خودکار یا با درخواست دانشجو به کارتابل کمیته اخلاق ارسال می‌شود. در این مرحله، داوران کمیته اخلاق، متدولوژی تحقیق و نحوه برخورد با آزمودنی‌ها را بررسی می‌کنند.

اگر پژوهش شامل پرسشنامه یا مصاحبه با افراد باشد، دانشجو باید فرم‌های رضایت‌آگاهانه را نیز در سامانه بارگذاری کند.

یکی از نکات مهمی که دانشجویان اغلب نادیده می‌گیرند، زمان‌بندی ثبت درخواست کد اخلاق است. با توجه به اینکه بررسی در کمیته اخلاق ممکن است چندین هفته به طول بینجامد، توصیه می‌شود بلافاصله پس از تایید پروپوزال، این فرآیند آغاز شود.

سامانه پژوهشیار به گونه‌ای تنظیم شده که کد اخلاق صادر شده از سوی سازمان مرکزی یا واحدهای مجری، مستقیماً در پرونده الکترونیک دانشجو درج شده و اعتبار آن به صورت آنلاین استعلام می‌شود.

عدم رعایت الزامات اخلاقی می‌تواند منجر به ابطال نتایج پژوهش و حتی عدم پذیرش مقالات در نشریات بین‌المللی شود. پژوهشیار با ایجاد این فیلتر نظارتی، از اعتبار علمی دانشگاه آزاد اسلامی محافظت می‌کند.

همچنین اساتید راهنما موظف هستند بر حسن اجرای پروتکل‌های اخلاقی توسط دانشجو نظارت کنند و تاییدیه نهایی آن‌ها در سامانه، به منزله قبول مسئولیت اخلاقی پروژه است.

در موارد خاص که پژوهش دارای جنبه‌های حساسیت‌زا در حوزه‌های اجتماعی یا روانشناختی است، کمیته اخلاق ممکن است اصلاحاتی را در روش تحقیق پیشنهاد دهد. این اصلاحات باید در سامانه پژوهشیار اعمال شده و نسخه بازنگری شده مجدداً بارگذاری گردد.

این تعامل دوسویه بین پژوهشگر و کمیته، سطح کیفی و انسانی تحقیقات را به شکل قابل توجهی ارتقا داده است.

برای دانشجویان مقطع دکتری تخصصی، سامانه پژوهشیار میزبان یکی از پیچیده‌ترین فرآیندهای اداری یعنی «دفاع متمرکز» است. طبق بخشنامه‌های جدید، جلسات پیش‌دفاع دکتری به صورت متمرکز و تحت نظارت سازمان مرکزی برگزار می‌شود.

تمامی مراحل از بارگذاری مستندات مقاله، تاییدیه چاپ یا پذیرش، تا انتخاب زمان دفاع، همگی از طریق منوی «درخواست دفاع» در سامانه پژوهشیار انجام می‌گردد.

در این سیستم، دانشجو پس از کسب حد نصاب نمره همانندجویی و تایید اساتید راهنما و مشاور، مدارک خود را بارگذاری می‌کند. سپس کارشناسان پژوهشی واحد و استان، صحت مدارک را بررسی کرده و در صورت تایید، پرونده به کارتابل داوران متمرکز ارسال می‌شود.

سامانه به صورت هوشمند و بر اساس تخصص، داورانی را از سایر واحدهای دانشگاهی انتخاب می‌کند تا عدالت و کیفیت در ارزیابی رساله‌ها رعایت شود.

یکی از ویژگی‌های نوین پژوهشیار، امکان برگزاری جلسات دفاع به صورت مجازی یا ترکیبی در بستر سامانه‌های جانبی متصل به آن است. پس از تعیین تاریخ دفاع در پژوهشیار، لینک جلسه برای داوران، اساتید و دانشجو ارسال می‌شود.

نمرات داوران نیز مستقیماً در سامانه ثبت شده و میانگین نهایی به صورت خودکار محاسبه می‌گردد. این شفافیت باعث شده تا از اعمال سلیقه‌های شخصی در نمره‌دهی تا حد زیادی جلوگیری شود.

دانشجویان باید دقت کنند که هرگونه نقص در مدارک بارگذاری شده در پژوهشیار، می‌تواند نوبت دفاع آن‌ها را ماه‌ها به تأخیر بیندازد. به ویژه در مورد مقالات مستخرج از رساله، سامانه به طور دقیق اعتبار نشریه را از طریق لیست‌های سیاه و سفید (Blacklist) بررسی می‌کند.

اگر نشریه‌ای در لیست فاقد اعتبار باشد، سامانه اجازه پیشروی به مرحله بعد را نخواهد داد.

پس از اتمام جلسه دفاع، صورت‌جلسه نهایی به صورت الکترونیکی توسط اعضای کمیته داوری امضا می‌شود. این امضای دیجیتال جایگزین فرم‌های کاغذی قدیمی شده و امنیت پرونده را تضمین می‌کند. در نهایت، نتیجه دفاع در کوتاه‌ترین زمان ممکن به سامانه آموزشیار منتقل می‌شود تا فرآیند فارغ‌التحصیلی آغاز گردد.

این یکپارچگی، بروکراسی اداری را به حداقل رسانده است.

فرآیند پژوهشی دانشجو با برگزاری جلسه دفاع به پایان نمی‌رسد؛ بلکه مرحله مهم تسویه حساب در سامانه پژوهشیار آغاز می‌شود. در این مرحله، دانشجو موظف است نسخه نهایی پایان‌نامه یا رساله خود را که شامل اصلاحات پیشنهادی داوران است، در سامانه بارگذاری کند.

این نسخه باید با فرمت‌های استاندارد دانشگاه همخوانی داشته باشد و تمامی پیوست‌ها و ضمائم لازم را شامل شود.

پس از بارگذاری نسخه نهایی، استاد راهنما باید صحت اصلاحات را در سامانه تایید کند. سپس پرونده به کتابخانه واحد ارجاع داده می‌شود. کارشناس کتابخانه در پژوهشیار، فایل را بررسی کرده و در صورت تایید، فایل به مخزن دیجیتال دانشگاه منتقل می‌شود.

یکی از نکات جدید، لزوم بارگذاری فایل‌های داده (Data) و پرسشنامه‌های خام در بخش پیوست‌های محرمانه است تا در صورت نیاز به راستی‌آزمایی، در دسترس باشند.

تسویه حساب در پژوهشیار مستقیماً به وضعیت مالی دانشجو در سامانه آموزشیار متصل است. تا زمانی که وضعیت مالی دانشجو «تسویه» نباشد، امکان اتمام فرآیند در پژوهشیار وجود ندارد. همچنین، دانشجو باید تعهدنامه‌های مربوط به مالکیت معنوی را به صورت الکترونیکی امضا کند.

این تعهدنامه مشخص می‌کند که حقوق مادی و معنوی مستخرج از پژوهش متعلق به دانشگاه و پژوهشگران است.

یکی از اشتباهات رایج دانشجویان در این مرحله، عدم توجه به مهلت زمانی بارگذاری نسخه نهایی است.

طبق قوانین جدید، اگر دانشجو در بازه زمانی مشخص (معمولاً یک تا سه ماه پس از دفاع) نسخه اصلاح شده را در پژوهشیار ثبت نکند، نمره دفاع او مشمول جریمه یا ابطال می‌گردد. سامانه با ارسال پیامک‌های اطلاع‌رسانی، این ضرب‌الاجل‌ها را به دانشجو یادآوری می‌کند.

در نهایت، پس از تایید تمامی مراحل توسط ادمین پژوهشی واحد، وضعیت پرونده در پژوهشیار به «خاتمه یافته» تغییر می‌کند. در این لحظه، یک کد رهگیری نهایی صادر می‌شود که دانشجو برای دریافت مدرک موقت فارغ‌التحصیلی به آن نیاز دارد.

این سیستم آنلاین، نیاز به مراجعات حضوری متعدد به بخش‌های مختلف دانشگاه را حذف کرده و سرعت کار را دوچندان نموده است.

سامانه پژوهشیار تنها مختص دانشجویان نیست، بلکه ابزاری قدرتمند برای مدیریت فعالیت‌های علمی اساتید محسوب می‌شود. یکی از بخش‌های کمتر شناخته شده اما بسیار مهم، بخش «طرح‌های پژوهشی برون‌دانشگاهی» است.

اساتید می‌توانند قراردادهایی که با سازمان‌ها و صنایع خارج از دانشگاه منعقد می‌کنند را در این سامانه ثبت و مدیریت کنند. این کار باعث می‌شود فعالیت‌های پژوهشی آن‌ها در سوابق رسمی دانشگاه ثبت گردد.

در داشبورد اساتید، امکان مشاهده دقیق وضعیت تمامی دانشجویان تحت راهنمایی و مشاوره وجود دارد. اساتید می‌توانند با یک نگاه متوجه شوند که کدام دانشجو در کدام مرحله (مثلاً همانندجویی یا داوری) متوقف شده است. همچنین، سامانه به اساتید اجازه می‌دهد تا ظرفیت باقی‌مانده خود را مدیریت کنند.

با توجه به قوانین سخت‌گیرانه تعداد پایان‌نامه‌های همزمان، این قابلیت از ثبت بیش از حد دانشجو جلوگیری می‌کند.

بخش دیگری از پنل اساتید به «داوری پروپوزال‌ها» اختصاص دارد. اساتیدی که به عنوان داور در جلسات شورای پژوهشی یا دفاع شرکت می‌کنند، حق‌الزحمه داوری خود را بر اساس تاییدات انجام شده در سامانه پژوهشیار دریافت می‌کنند.

در واقع، پژوهشیار به عنوان مرجع نهایی برای محاسبه کارکرد پژوهشی اساتید عمل می‌کند و اطلاعات آن مستقیماً به سیستم حقوق و دستمزد متصل می‌گردد.

ارتقای مرتبه علمی اساتید نیز به شدت به داده‌های پژوهشیار وابسته است. هنگام تشکیل پرونده ارتقا، تمامی سوابق راهنمایی پایان‌نامه، طرح‌های پژوهشی و مقالات ثبت شده در این سامانه استعلام می‌شود. اگر فعالیتی در پژوهشیار ثبت نشده باشد، امتیاز پژوهشی به آن تعلق نمی‌گیرد.

لذا اساتید موظف هستند پروفایل خود را همواره به‌روز نگه داشته و با سامانه ساجد همگام‌سازی کنند.

علاوه بر این، اساتید می‌توانند از طریق پژوهشیار به شبکه‌ای از پژوهشگران هم‌رشته در سایر واحدهای دانشگاهی متصل شوند. این قابلیت، بستر مناسبی را برای تعریف پروژه‌های مشترک و بین‌رشته‌ای فراهم کرده است.

سامانه با تحلیل داده‌های اساتید، می‌تواند آن‌ها را به عنوان متخصص در حوزه‌های خاص به صنایع متقاضی معرفی کند که این امر به افزایش درآمدهای غیرشهریه‌ای دانشگاه کمک شایانی می‌کند.